Formeel en academisch schrijven
Exam relevant: This topic is covered in the Staatsexamen NT2 (Programma II — B2 level).
Formal Dutch writing avoids personal pronouns by using impersonal constructions: "er wordt", "men", "het is", and passive voice.
| Informal / personal | Formal / impersonal | Device used |
|---|---|---|
| We hebben geconcludeerd dat... | Er kan worden geconcludeerd dat... | Passive + er |
| Ik stel voor dat... | Het wordt aanbevolen dat... | Passive + het |
| Ze zeggen dat... | Men beweert dat... | "men" as subject |
| We gebruiken deze methode. | Deze methode wordt gehanteerd. | Passive, no agent |
| Je kunt hieruit opmaken dat... | Hieruit kan worden opgemaakt dat... | Fronting + passive |
In dit onderzoek wordt de relatie tussen taal en identiteit bestudeerd.
In this study, the relationship between language and identity is examined.
Men kan stellen dat de resultaten significant zijn.
One can argue that the results are significant.
Er dient rekening te worden gehouden met mogelijke uitzonderingen.
Account must be taken of possible exceptions.
Formal writing converts verbs and adjectives into nouns (nominalization), creating a denser, more abstract style.
| Verb / Adjective | Nominalization | Suffix |
|---|---|---|
| analyseren | de analyse | -e (from French/Latin stem) |
| implementeren | de implementatie | -atie |
| concluderen | de conclusie | -sie/-ie |
| verbeteren | de verbetering | -ing |
| beoordelen | de beoordeling | -ing |
| flexibel | de flexibiliteit | -iteit |
| transparant | de transparantie | -ie |
| effectief | de effectiviteit | -iteit |
Nominalizations are typically de-words. Check a dictionary for exceptions.
Use the noun form (-ing), not the infinitive, as the head of a noun phrase.
In formal writing replace subordinate clauses with nominalized noun phrases where possible.
Academic writing uses hedging — language that qualifies claims, expresses uncertainty, or softens assertions — to maintain objectivity.
| Category | Dutch expression | English equivalent |
|---|---|---|
| Modal verb | Dit zou kunnen betekenen dat... | This could mean that... |
| Modal verb | Het resultaat lijkt te suggereren dat... | The result appears to suggest that... |
| Adverb | Waarschijnlijk is dit te verklaren door... | This can probably be explained by... |
| Adverb | Mogelijk speelt ook X een rol. | X may also play a role. |
| Phrase | Er zijn aanwijzingen dat... | There are indications that... |
| Phrase | Op basis van de beschikbare gegevens... | Based on the available data... |
| Phrase | In zekere zin kan men stellen dat... | In a certain sense one can argue that... |
| Phrase | Het valt niet uit te sluiten dat... | It cannot be ruled out that... |
Scenario: Writing a business report conclusion
Op basis van de beschikbare gegevens lijkt het aannemelijk dat de kosten met 15% zullen stijgen.
Based on the available data, it seems plausible that costs will increase by 15%.
Er zijn aanwijzingen dat de nieuwe aanpak effectiever is, al dient verder onderzoek dit te bevestigen.
There are indications that the new approach is more effective, although further research should confirm this.
Formal Dutch documents follow recognised structural conventions: a clear introduction stating purpose, a body developing the argument or information, and a conclusion with a recommendation or call to action.
| Section | Dutch term | Purpose and typical phrases |
|---|---|---|
| Salutation | Aanhef | "Geachte heer/mevrouw [naam]," — always followed by comma |
| Opening | Opening | "Naar aanleiding van … / In antwoord op … / Met verwijzing naar …" |
| Purpose statement | Doel van de brief | "Wij schrijven u in verband met … / Het doel van dit schrijven is …" |
| Body | Kern | Details, arguments, facts — use formal vocabulary and passive where appropriate |
| Request / action | Verzoek | "Wij verzoeken u … / U wordt verzocht … / Wij stellen het op prijs als …" |
| Closing reference | Afsluiting | "Wij zien uw reactie met belangstelling tegemoet. / Voor nadere informatie kunt u contact opnemen." |
| Closing salutation | Groet | "Met vriendelijke groet, / Hoogachtend," — followed by name and title |
Dutch business letters use "Geachte" (respected) in the salutation, never "Beste" in very formal correspondence.
| Situation | Dutch opening phrase |
|---|---|
| Responding to a letter | "Naar aanleiding van uw schrijven van [datum] …" |
| Responding to an email | "In antwoord op uw e-mail van [datum] …" |
| Following up on a meeting | "Met verwijzing naar ons gesprek van [datum] …" |
| Complaining | "Wij schrijven u naar aanleiding van een probleem dat wij hebben ondervonden met …" |
| Requesting information | "Wij wenden ons tot u met het verzoek om informatie over …" |
| Unsolicited approach | "Wij stellen u hierbij graag voor aan …" |
Scenario: Writing a formal response to a complaint
Geachte mevrouw De Wit, Naar aanleiding van uw klacht van 5 februari jl. betreffende de levering van uw bestelling, berichten wij u als volgt. Na onderzoek is gebleken dat er bij de verwerking van uw bestelling een fout is opgetreden. Wij bieden u hiervoor onze oprechte excuses aan. Wij verzoeken u bijgaand het retourformulier in te vullen, waarna wij zorg zullen dragen voor een zo spoedig mogelijke vervangende levering. Wij zien uw reactie met belangstelling tegemoet. Met vriendelijke groet, [Naam]
Dear Ms. De Wit, Following your complaint of 5 February last regarding the delivery of your order, we inform you as follows. After investigation it has been established that an error occurred in the processing of your order. We sincerely apologise for this. We request you to fill in the enclosed return form, after which we will arrange a replacement delivery as soon as possible. We look forward to your response. Kind regards, [Name]